Jak prawidłowo przeprowadzić przeprowadzkę biura - o czym należy pamiętać?
Niemal każda firma się rozwija. Różnić się może tempo, jednak w każdym przypadku wspomniany rozwój często się wiąże z koniecznością przeniesienia siedziby firmy. Z jednej strony jest to powiew świeżości, z drugiej natomiast spory stres i natłok obowiązków dla pracodawcy. Jak zorganizować przeprowadzkę biura?
Przeprowadzka mieszkania jest żmudna, męcząca i skomplikowana. Jednak w takim lokum nie mieszka zwykle wiele osób, dlatego można sobie wyobrazić, jak trudno jest przenieść biuro, w którym pracuje ich kilkanaście lub kilkadziesiąt, a nawet kilkaset. W tym przypadku nie ma już innego sposobu, jak wynajęcie firmy przeprowadzkowej.
Najważniejsze jest stworzenie dokładnego planu. Jego celem natomiast jest jak największa oszczędność czasu. Dlaczego? Kiedy firma nie działa, to nie zarabia pieniędzy, dlatego żeby ograniczyć straty konieczne jest zadbanie o szybką przeprowadzkę. W takim razie, co należy uwzględnić w planie przeprowadzki? Uznaje się, że najlepszym pomysłem jest stworzenie hierarchii działań. Z tego powodu warto przeprowadzić kilka rozmów z firmą transportową, ponieważ dzięki temu fachowcy będą wiedzieli, co robić. Przedsiębiorstwo dostarczy także wszystkie potrzebne materiały, takie jak folie, kartony, taśmy, wypełniacze do pudełek. Jako, że przewiezione najpierw powinny zostać meble, to konieczne jest zapakowanie reszty mienia do pudełek, by fachowcy mogli je szybko rozkręcić. Ustal także, ilu pracowników potrzebujesz wynająć do przeprowadzki.
Jeżeli posiadasz sporą firmę, to koniecznie zrób dokładną listę tego, co się aktualnie znajduje w biurze.
Oczywiście, nie ma nigdzie zapisanej zasady odnośnie tego, co powinno trafić do punktu docelowego jako pierwsze, ale kiedy nie będą to meble, w nowym biurze nie będzie miejsca na ustawienie przywiezionych sprzętów. Przeprowadzka biura spowoduje także w siedzibie chaos, dlatego powinno się zadbać o stworzenie chociaż jednego korytarza wśród kartonów, mebli itd., ponieważ dzięki temu fachowcy będą mieli łatwiejszą pracę, która potrwa też znacznie krócej. W swoim planie warto także zawrzeć ułożenie nowego biura, przez co pracownicy firmy transportowej będą dokładnie wiedzieli, gdzie ustawić dane rzeczy. Warto pamiętać że istnieją takie usługi jak, przeprowadzki biur Katowice, które mogą nam oszczędzić czasu i nerwów.
Wcześniej zostało wspomniane, że każdy przestój działania firmy oznacza straty finansowe. Z tego powodu warto jest zaplanować przeprowadzkę biura na przeddzień jakiegoś święta lub weekendu (jeżeli weekend w danej firmie jest niepracujący), ponieważ transport mienia może się z różnych przyczyn wydłużyć. Lepiej mieć zapas czasu, który nie będzie oznaczał większych strat pieniężnych dla przedsiębiorstwa.
Zadbaj o bezpieczeństwo swojego sprzętu. Każde biuro jest przecież pełne różnego rodzaju urządzeń, takich jak kserokopiarki, faksy, komputery itd. Nie są to produkty tanie, dlatego w ich przypadku pakowanie powinno być najbardziej ostrożne. Istotne jest też skompletowanie i umieszczenie w kartonach dokumentacji. Tej na pewno jest sporo w dosłownie każdej firmie. Z tego powodu należy układać konkretne segregatory w jakimś systemie, np. chronologicznie, pod względem zawartości (np. przychody) itd. Co prawda dzięki zinformatyzowaniu społeczeństwa, w przypadku ewentualnego zgubienia dokumenty można odzyskać, jednak papierowa wersja jest wymagana. Obowiązkowo trzeba każde pudełka też opisać, nie tylko te z dokumentami. Papier jest dosyć ciężki, dlatego warto także zniszczyć i wyrzucić niepotrzebne i przestarzałe segregatory, dzięki czemu uniknie się noszenia zbędnych kilogramów.
Przeprowadzka biura nie wiąże się jedynie z przewiezieniem mienia
ponieważ wymaga od przedsiębiorcy poinformowania konkretnych organów o zamiarze zmiany siedziby. Chodzi na przykład o ZUS, urząd skarbowy itd. Należy także poinformować o zmianie siedziby dostawców mediów, czyli wody, gazu, prądu i internetu. Nie można oczywiście zapomnieć o klientach. Z tego powodu do każdego należy napisać wiadomość e-mail i ewentualnie wysłać list. Jeżeli w burze często odbywają się spotkania, przysyłane zostają faktury, to należy potwierdzić odbiór wiadomości e-mail telefonem do klienta.
Nawet, jeżeli nie posiadasz dużej firmy, a Twoi pracownicy są chętni do pomocy, to nadal lepiej jest skorzystać z usług firmy przeprowadzkowej. Specjaliści posiadają doświadczenie w transporcie, dzięki czemu potrafią nie tylko zapakować wszystko szybciej, ale też bezpieczniej. Do tego dochodzi fakt, że podobne przedsiębiorstwa dysponują sporymi ciężarówkami, dlatego nie ma konieczności wykonywania wielu kursów samochodami osobowymi. Firma transportowa ubezpiecza też przewożone mienie, dlatego nawet jeżeli coś się stanie (np. złamie się biurko, zniszczy monitor), to nie będzie to oznaczało strat finansowych dla przedsiębiorcy. Można więc założyć, że nawet mimo konieczności zapłaty fachowcom jest to usługa opłacalna przez komfort, na jaki przedsiębiorca może liczyć.
